PDF Dokumente verschlüsseln - So funktioniert's
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PDF-Dateien verschlüsseln – so funktioniert’s

PDF Dokument mit Passwort schützenPDF Dokument verschlüsseln mit Perfect PDF®

PDF Dokumente zu verschlüsseln war schon vor in Kraft treten der Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, ein wichtiges Thema. Rechnungen, ein ausgefülltes Formular mit wichtigen Daten für die örtliche Behörde oder ein Dokument für die Versicherung; Vieles wird heutzutage online versendet. Einmal nicht richtig aufgepasst und die Email wurde an den falschen Adressaten geschickt, der nun Zugriff auf vertrauliche Informationen hat.

Verschlüsseln von einzelnen Dokumenten | Stapelverarbeitung | PDF verschlüsseln direkt bei Erstellung


Den Schutz bei einzelnen Dokumenten nutzen

Falls Sie nur ab und an PDF Dateien verschlüsseln, reicht es, diese simple Funktion zu nutzen. Öffnen Sie die PDF Datei im Perfect PDF® Programm und klicken Sie oben links auf das blau unterlegte Feld mit dem soft Xpansion Logo (Startmenü). Ganz unten im Drop-Down-Menü befindet sich der Punkt „Dokument-Eigenschaften“ .

Nach dem Aufrufen der Dokument-Eigenschaften öffnet sich ein neues Fenster. Auf der linken Seite erscheinen verschiedene Rubriken, welche man einstellen kann. Die Standardansicht beim Öffnen ist „Dokument“. Wählen Sie „Sicherheitsoptionen“ sowie den gewünschten Sicherheitsgrad.

Passwörter und Zugriffsrechte

Nun kann das Passwort gesetzt und die Zugriffsrechte definiert werden. Um das PDF-Dokument vor unberechtigtem Lesen zu schützen, kann ein Benutzerkennwort erstellt werden. Dieses wird bei jedem Aufruf der PDF-Datei abgefragt. Sollten Sie Ihre PDF Datei mit einem Benutzerkennwort schützen, reicht es aus, das Kennwort durch erneute Eingabe zu bestätigen und auf „Ok“ zu klicken. Die Datei sollte anschließend gespeichert werden.

Um Zugriffsrechte vergeben zu können, benötigen Sie ein Besitzerkennwort. Nach Eingabe und Bestätigung des Besitzerkennworts können Sie die Zugriffsrechte genau definieren. Soll die verschlüsselte PDF noch editierbar sein? Darf der Empfänger die PDF-Datei (in hoher Qualität) drucken? Sollten Formularfelder zugänglich sein?
Wenn Sie die PDF Datei mit beiden Kennwörtern verschlüsseln wollen, sollten Sie zunächst das Besitzerkennwort und die Zugriffsrechte festlegen. Im Anschluss sollte ein zweites Passwort als Benutzerpasswort vergeben werden.

PDF Datei verschlüsseln
– mithilfe der Stapelverarbeitung

Bei hoher Anzahl von Dokumenten, eignet sich die Stapelverarbeitung, die Perfect PDF® bieten. Mit der Stapelverarbeitung verschlüsseln Sie PDF Dokumente mit wenig Aufwand. Die besagte Funktion finden Sie unter der Registerkarte „Add-Ins“ im Perfect PDF Programm, Menüpunkt „Sicherheitseinstellungen von PDF Dateien ändern“.

Als ersten Schritt sollten Sie alle PDF Dokumente, welche Sie mit einem Passwort versehen wollen, in das dafür vorgesehene Fenster hochladen. Anschließend, legen Sie die Sicherheitseinstellungen sowie die Zugriffsrechte für alle Dokumente. Es können in der Stapelverarbeitung, keine Passwörter oder Rechte für einzelne Dokumente gegeben werden. Dafür nutzen Sie bitte die Dokument-Eigenschaften.

Kennwortvergabe beim Konvertieren
in das PDF-Format

Wenn Ihre PDF-Dateien standardmäßig bei der Konvertierung schon einen Schutz vor unberechtigtem Lesen und Ändern erstellen sollen, können Sie dies in den Druckerprofilen einrichten. Das gewünschte Passwort müssen Sie nur einmal während der Einrichtung angeben, danach wird es bei jeder Umwandlung automatisch vergeben. Um die Einstellungen zu ändern, müssen Sie im Startmenü in der unteren Leiste auf „PDF-Drucker“ klicken.

Es öffnet sich ein neues Fenster mit den Druckerprofilen. Wählen Sie ein Druckerprofil aus oder erstellen ein neues (mit Namen „Sicherheit“ bspw.): Anschließend auf „Ansehen/Ändern“ klicken. Auf der linken Seite die Rubrik „Dokument“ wählen und den Sicherheitsgrad/Zugriffsrechte für alle Dokumente wählen, die mit diesem Drucker-Profil erstellt werden.

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