eRechnungen (XML & PDF/A): XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X

XRechnung

XRechnung ist der deutsche eRechnung-Standard, nach dem seit 27.11.2020 bei Bundesbehörden und im Land Bremen bis auf einige Ausnahmen keine Papier- oder einfachen PDF-Rechnungen mehr eingereicht werden dürfen. Stattdessen sollen Auftragnehmer und Lieferanten der öffentlichen Hand ihre Leistungen ab diesem Termin im XRechnung-Format elektronisch abrechnen. Im Ergebnis kann der Rechnungsinhalt damit als strukturierter Datensatz erstellt und weiterverarbeitet werden. Seit diesem Tag dürfen die Rechnungsempfänger der öffentlichen Hand Rechnungen ablehnen, die in Papierform oder in anderen Formaten (z. B. einfache PDF-Datei) eingehen. Der Standard basiert auf der EU-Norm EN 16931. Rechnungen nach diesem Standard sind XML-Dateien, d. h. ihnen fehlt eine visuelle, für den Menschen einfach und „ergonomisch“ lesbare Darstellung.

ZUGFeRD

Das ZUGFeRD Format (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert eine PDF/A-3-Datei der Rechnung (visuelle Darstellung der Rechnungsdaten als digitales Medienformat anstelle der klassischen Papierrechnung) mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format, die in das PDF/A-3-Dokument eingebettet ist. Dieses Rechnungsdatenformat erlaubt ein standardisiertes Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer usw. und die damit verbundene Nutzung in nachgelagerten Prozessen. Ziel ist die konsequente Weiterentwicklung der medienbruchfreien Verarbeitung von Rechnungsdaten. Die bisher übliche OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) soll damit langfristig ersetzt werden. Das Format wird von dem FeRD in Kooperation mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt und ist im Jahr 2014 erstmals vorgestellt worden. ZUGFeRD ermöglicht den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, öffentlicher Verwaltung und Verbrauchern.

Die Vereinigung FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland e. V.) hat es sich zur Aufgabe gemacht, interessierte Akteure zu vernetzen, um einen solchen Standard zu entwickeln und zu etablieren. Grundlegende Details zu den Aktivitäten rund um den ZUGFeRD-Standard und das entsprechende Datenformat finden Sie auf den Web-Seiten des FeRD.

UGFeRD ab Version 2.0 basiert auf der Norm EN 16931 und ist mit dem französischen Standard Factur-X technisch identisch und unterstützt damit auch die Bemühungen um einen europaweiten Standard im Bereich elektronischer Rechnungsverarbeitung. Das Format bietet unter anderem ein Profil (Bezeichnung: EN 16931), das insoweit identisch mit XRechnung ist. Zum anderen können mit ZUGFeRD 2.1/2.0 geringere technische Anforderungen (im Profil BASIC), aber auch höhere Anforderungen an die elektronische Rechnung (im Profil EXTENDED) berücksichtigt werden. Alle drei genannten Profile ermöglichen Ihren Kunden die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen, die die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) erfüllen. Unter Einsatz des Profils BASIC können so zum Beispiel auch kleinere Kundenunternehmen, die keine Geschäftsbeziehungen zur öffentlichen Verwaltung unterhalten, UStG- und ZUGFeRD-konforme elektronische Rechnungen erstellen. Die Profile BASIC WL und MINIMUM können als Buchungshilfe genutzt werden, nicht jedoch zum Erstellen von Rechnungen, die den Anforderungen des UStG entsprechen.

ZUGFeRD 2.1.1 bietet eine zusätzliche Möglichkeit, ein sechstes Pseudo-Profil namens „XRechnung“ für das Zusammenfügen von XML-Rechnungen, die nach dem XRechnungs-Standard formatiert sind, und einer PDF/A-Datei, die eine visuelle Darstellung der Rechnung enthält, zu verwenden.

Unterschiede zwischen ZUGFeRD 1.0 und höheren Versionen sind Abweichungen aufgrund der Design-Prinzipien der Norm EN 16931-1, Profile, Geschäftsregeln, Kalkulationsmethoden, zulässige Steuerarten, Tags im Syntaxmapping, Codelisten & Einbettung in PDF/A-3.

PDF/A-3 ist, wie auch PDF/A-1 und PDF/A-2, ein spezielles Unterformat von PDF. Die PDF/A-Formate können für Zwecke der Langzeitarchivierung verwendet werden. Die Besonderheit von PDF/A-3 ist, dass bei dieser Spezifikation beliebige andere Dateien in die PDF/A-Datei eingebettet werden können, also auch XML-Dateien. Die Spezifikation PDF/A-3 wurde im Oktober 2012 veröffentlicht.

XML-Dateien sind spezielle Textdateien, in denen Daten hierarchisch strukturiert abgelegt werden können und so für eine Vielzahl von Software-Anwendungen lesbar sind, unter anderem für die zuvor erwähnte Fakturierungs- und Buchhaltungssoftware.