E-Invoicing (XML und PDF/A): XRechnung, ZUGFeRD und FacturX

Ausführlichere Informationen sind auf Anfrage erhältlich.

Was ist das ZUGFeRD-Format?

Das ZUGFeRD Format (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert eine PDF/A-3-Datei der Rechnung (visuelle Darstellung der Rechnungsdaten als digitales Medienformat anstelle der klassischen Papierrechnung) mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format, die in das PDF/A-3-Dokument eingebettet ist. Dieses Rechnungsdatenformat erlaubt ein standardisiertes Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer usw. und die damit verbundene Nutzung in nachgelagerten Prozessen. Ziel ist die konsequente Weiterentwicklung der medienbruchfreien Verarbeitung von Rechnungsdaten. Die bisher übliche OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) soll damit langfristig ersetzt werden. Das Format wird von dem FeRD in Kooperation mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt und ist im Jahr 2014 erstmals vorgestellt worden. ZUGFeRD ermöglicht den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, öffentlicher Verwaltung und Verbrauchern.

Die Vereinigung FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland e. V.) hat es sich zur Aufgabe gemacht, interessierte Akteure zu vernetzen, um einen solchen Standard zu entwickeln und zu etablieren. Grundlegende Details zu den Aktivitäten rund um den ZUGFeRD-Standard und das entsprechende Datenformat finden Sie auf den Web-Seiten des FeRD.

ZUGFeRD 2.1/2.0 basiert auf der Norm EN 16931 und mit dem französischen Standard Factur-X technisch identisch und unterstützt damit auch die Bemühungen um einen europaweiten Standard im Bereich elektronischer Rechnungsverarbeitung. Das Format bietet unter anderem ein Profil (Bezeichnung: EN 16931), das insoweit identisch mit XRechnung ist. Zum anderen können mit ZUGFeRD 2.1/2.0 geringere technische Anforderungen (im Profil BASIC), aber auch höhere Anforderungen an die elektronische Rechnung (im Profil EXTENDED) berücksichtigt werden. Alle drei genannten Profile ermöglichen Ihren Kunden die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen, die die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) erfüllen. Unter Einsatz des Profils BASIC können so zum Beispiel auch kleinere Kundenunternehmen, die keine Geschäftsbeziehungen zur öffentlichen Verwaltung unterhalten, UStG- und ZUGFeRD-konforme elektronische Rechnungen erstellen. Die Profile BASIC WL und MINIMUM können als Buchungshilfe genutzt werden, nicht jedoch zum Erstellen von Rechnungen, die den Anforderungen des UStG entsprechen.

ZUGFeRD 2.1.1 bietet eine zusätzliche Möglichkeit, ein sechstes Pseudo-Profil namens „XRechnung“ für das Zusammenfügen von XML-Rechnungen, die nach dem XRechnungs-Standard formatiert sind, und einer PDF/A-Datei, die eine visuelle Darstellung der Rechnung enthält, zu verwenden.

Unterschiede zwischen der ZUGFeRD 2.1/2.0 und ZUGFeRD 1.0 sind Abweichungen aufgrund der Design-Prinzipien der Norm EN 16931-1, Profile, Geschäftsregeln, Kalkulationsmethoden, zulässige Steuerarten, Tags im Syntaxmapping, Codelisten & Einbettung in PDF/A-3.

PDF/A-3 ist, wie auch PDF/A-1 und PDF/A-2, ein spezielles Unterformat von PDF. Die PDF/A-Formate können für Zwecke der Langzeitarchivierung verwendet werden. Die Besonderheit von PDF/A-3 ist, dass bei dieser Spezifikation beliebige andere Dateien in die PDF/A-Datei eingebettet werden können, also auch XML-Dateien. Die Spezifikation PDF/A-3 wurde im Oktober 2012 veröffentlicht.

XML-Dateien sind spezielle Textdateien, in denen Daten hierarchisch strukturiert abgelegt werden können und so für eine Vielzahl von Software-Anwendungen lesbar sind, unter anderem für die zuvor erwähnte Fakturierungs- und Buchhaltungssoftware.

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Es wurden einige Abweichungen vom Standard in den Infopaketdateien von ferd-net.de festgestellt: ZUGFeRD Infopaket 2.0 All samples are non-conform to the format specification of this version. XML Metadata contains invalid ZUGFeRD extension scheme: – scheme prefix is „fx“, according to specification it should be „zf“ – scheme version is „1.0“, it should be „2p0“ Sample with MINIMUM profile contains incorrect embedded XML data – the specification of a data relationship is „Alternative“ (legal invoice), but should be „Data“ (accounting data, Buchungshilfe). ZUGFeRD Infopaket 2.1.1 The samples for „BASIC_WL“ profile contain correct invoices, but with „BASIC“ profile as designation.