Von der herkömmlichen zur ZUGFeRD-Rechnung
In 5 Schritten zur E-Rechnung mit Perfect PDF® 12
Ausgangspunkt | 1 | Herkömmliche Rechnung |
| Die E-Rechnung wird aufgrund politischer Bestrebungen und der Liebe zur Umwelt immer wichtiger. Bald wird sie ein essentieller Bestandteil der Geschäftswelt in Deutschland sein. Um die Erstellung einer E-Rechnung zu vereinfachen, erhalten Sie hier eine Anleitung, wie Sie von der gewohnten PDF-Rechnung ohne maschinenlesbaren Teil zur ZUGFeRD-Rechnung gelangen können. Dies ist unter Einsatz von Perfect PDF 12 vollumfänglich möglich. Erstellen Sie Ihre Rechnung in der üblichen Weise, z. B. mit Word oder Excel. Oder nutzen Sie die Visualisierung der Rechnung in Perfect PDF 12. Diesen Teil benötigen wir später für den visuellen (PDF-) Teil der E-Rechnung. | |
Vorbereiten | 2 | Briefkopf-Vorlage erstellen |
| Falls in der herkömmlichen Rechnung noch kein Briefkopf hinterlegt ist, kann mit Perfect Print eine Vorlage erstellt werden. Diese Vorlage muss lediglich einmal angelegt werden und kann später automatisiert oder per Klick in eine Rechnung eingefügt werden. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie man eine Perfect Print Projektvorlage (bspw. einen Briefkopf) gestaltet, gibt es auf unserer Website. Tutorial: Vorlage erstellen | |
Konvertieren | 3 | Klassische Rechnung im Corporate Design |
| Sie können nun zu Word, Excel oder Ihrem Standardprogramm für die Rechnungserstellung zurückkehren. Um die Rechnung ins PDF-Format zu konvertieren, nutzen Sie den virtuellen Drucker von Perfect PDF 12. Falls die Rechnung noch keinen Briefkopf enthält, finden Sie im Tutorial „Vorlage anwenden“ eine Anleitung, wie Sie einen Briefkopf während der Konvertierung in die PDF-Datei einfügen können. Wenn bereits ein Briefkopf in der Ursprungsanwendung hinterlegt ist, genügt es, die Rechnung als PDF zu speichern. Das Tutorial „In PDF umwandeln“ zeigt, wie das in Perfect PDF 12 funktioniert. Tutorial: Vorlage anwenden Tutorial: In PDF umwandeln | |
Verarbeitung | 4 | Erfassung der Rechnungsdaten |
| Die Erzeugung des menschenlesbaren Teils ist abgeschlossen. Nun kann mit der Erstellung der XML-Datei begonnen werden. Eine XML-Datei enthält strukturierte Daten, die automatisierte Erfassung und Verarbeitung ermöglichen. Wenn Sie Perfect PDF 12 nutzen, müssen Sie sich jedoch nicht mit diesen technischen Details befassen. Geben Sie einfach die Rechnungsdaten in die Maske des E-Rechnungseditors ein und speichern Sie sie. Das Programm erledigt den Rest. Möchten Sie wissen, wie das geht? Lesen Sie das Tutorial. Tutorial: E-Rechnung erstellen | |
Fertigstellen | 5 | ZUGFeRD-konforme Rechnung abschließen |
| An diesem Punkt sollten Sie nun zwei Dateien haben: die normale PDF-Datei und die XML-Datei. Die XML-Datei muss lediglich in die PDF-Datei eingebettet und als PDF/A-3 gespeichert werden. Ab diesem Zeitpunkt entspricht die Datei dem Europäischen Standard (DIN EN16931) für elektronische Rechnungen. Optional kann die Datei dann noch mit einem Stempel versehen und digital signiert werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Tutorial „ZUGFeRD erstellen“. Tutorial: ZUGFeRD erstellen |
