ZUGFeRD: Elektronische Rechnungen in PDF Dokumenten |

Elektronische Rechnungen in PDF-Dokumenten

Zukunftsorientiert & EU-konform:
Rechnungserstellung mit dem
PDF Xpansion SDK 14

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ZUGFeRD 2.0

ZUGFeRD 2.0 stellt den Standard einer elektronischen Rechnung dar, der im Sinne der Europäischen Norm EN 16931-1 „fully compliant“ ist. 5 verschiedene Profile stehen hier zur Auswahl.

XRechnung

Ist der nationale Standard der öffentlichen Hand in Deutschland und basiert ebenfalls auf der EU-Norm EN 16931. Dieses Format besteht ausschließlich aus XML-Dateien ohne visuelle Darstellung.

Factur-X

Die französische Rechnungsnorm ist mit ZUGFeRD 2.0 technisch identisch, die Rechnung wird einmal für den Mensch lesbar als PDF-Dokument sowie in Form von strukturierten Daten in einer XML-Datei erstellt.

Elektronische Rechnungen sind ein zunehmend verbreiteter Weg, im Geschäftsverkehr Leistungen abzurechnen. Gegenüber der klassischen Papierrechnung spart man Zeit (u. a. für Transport und Verarbeitung) und damit Kosten sowie andere Ressourcen. Was bisher allerdings fehlt, sind allgemein anerkannte, einheitliche und in der Praxis sehr einfach anwendbare Standards, nach denen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger beliebiger Größe und Organisationsstruktur die Rechnungsdaten schnell und komfortabel verarbeiten können. Dies gilt vor allem für den (Regel-)Fall, dass beide Seiten nicht dieselbe Fakturierungs- und Buchhaltungssoftware verwenden. Das PDF Xpansion SDK 14 unterstützt alle Profile der einheitlichen Standards ZUGFeRD 2.0, Factur-X sowie XRechnung.

Was ist das ZUGFeRD-Format?

zugferd rechnungDas ZUGFeRD Format (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert eine PDF/A-3-Datei der Rechnung (visuelle Darstellung der Rechnungsdaten als digitales Medienformat anstelle der klassischen Papierrechnung) mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format, die in das PDF/A-3-Dokument eingebettet ist. Dieses Rechnungsdatenformat erlaubt ein standardisiertes Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer usw. und die damit verbundene Nutzung in nachgelagerten Prozessen. Ziel ist die konsequente Weiterentwicklung der medienbruchfreien Verarbeitung von Rechnungsdaten. Die bisher übliche OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) soll damit langfristig ersetzt werden. Das Format wird von dem FeRD in Kooperation mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt und ist im Jahr 2014 erstmals vorgestellt worden.

Die Vereinigung FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland e. V.) hat es sich zur Aufgabe gemacht, interessierte Akteure zu vernetzen, um einen solchen Standard zu entwickeln und zu etablieren. Grundlegende Details zu den Aktivitäten rund um den ZUGFeRD-Standard und das entsprechende Datenformat finden Sie auf den Web-Seiten des FeRD.

ZUGFeRD 2.0 ermöglicht den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, öffentlicher Verwaltung und Verbrauchern und wurde zudem in Abstimmung mit dem französischen Standard Factur-X entwickelt. Das Format ist mit diesem technisch identisch und unterstützt damit auch die Bemühungen um einen europaweiten Standard im Bereich elektronischer Rechnungsverarbeitung.

PDF/A-3 ist, wie auch PDF/A-1 und PDF/A-2, ein spezielles Unterformat von PDF. Die PDF/A-Formate können für Zwecke der Langzeitarchivierung verwendet werden. Die Besonderheit von PDF/A-3 ist, dass bei dieser Spezifikation beliebige andere Dateien in die PDF/A-Datei eingebettet werden können, also auch XML-Dateien. Die Spezifikation PDF/A-3 wurde im Oktober 2012 veröffentlicht.

XML-Dateien sind spezielle Textdateien, in denen Daten hierarchisch strukturiert abgelegt werden können und so für eine Vielzahl von Software-Anwendungen lesbar sind, unter anderem für die zuvor erwähnte Fakturierungs- und Buchhaltungssoftware.

Unterschiede zwischen der ZUGFeRD 2.0-Spezifikation und ZUGFeRD 1.0 sind Abweichungen aufgrund der Design-Prinzipien der Norm EN 16931-1, Profile, Geschäftsregeln, Kalkulationsmethoden, zulässige Steuerarten, Tags im Syntaxmapping, Codelisten & Einbettung in PDF/A-3.

Wie unterstützt soft Xpansion das ZUGFeRD-Format?

Elektronische Rechnungsdaten erfassen und in PDF/A-3 versenden

soft Xpansion ist Mitglied des FeRD und bietet in seinem Entwickler-Tool PDF Xpansion SDK 14 umfangreiche ZUGFeRD-Funktionen. Mit dem PDF Xpansion SDK 14 können Software-Entwickler diverse PDF-Formate sowie das ZUGFeRD-Format in ihre eigenen Anwendungen integrieren, sodass die Nutzer keine zusätzliche Software mehr benötigen, um die genannten Formate verwenden (erstellen, anzeigen, bearbeiten) zu können.

Implementierung

Die Implementierung im PDF Xpansion SDK 14 ermöglicht die elektronische Rechnungsverarbeitung wie folgt:

  • Dateien lesen und umfassend validieren
  • Speichern von Rechnungsdaten als ZUGFeRD-konforme Dateien (Umwandlung der visuellen Darstellung der Rechnung in das PDF/A-3-Format und der eigentlichen Rechnungsdaten in eingebetteten XML-Anhang)
  • Unterstützung von ZUGFeRD 2.0, XRechnung sowie Factur-X, die der Norm EN 16931 entsprechen
  • Unterstützung von ZUGFeRD 1.0
  • PDF/A-3-Umwandlung aus

– bestehender PDF-Datei
– bestehender XPS-/OXPS-Datei
– Text
– dynamisch erstellten PDF-Seiten
– gescanntem Papierdokument (Bild)

ZUGFeRD 2.0 und XRechnung

Die Datenstruktur von ZUGFeRD 2.0 basiert ebenso wie das XRechnung-Format auf der Norm EN 16931. ZUGFeRD 2.0 bietet unter anderem ein Profil (Bezeichung: EN 16931), das insoweit identisch mit XRechnung ist. Dieses Profil kann von Ihren Kunden somit für die Rechnungstellung an die öffentliche Verwaltung verwendet werden, sofern Sie es in Ihrer Software anbieten.
Das ZUGFeRD-Format und XRechnung unterscheiden sich allerdings in anderer Hinsicht: Ersteres bietet mit der PDF/A-3-Datei auch eine visuelle Darstellung der Rechnung, sodass diese auch in einem PDF-Viewer angezeigt werden kann, ohne dass Funktionen zur automatischen Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten vorhanden sein müssen. XRechnung ist dagegen ein reines XML-Datenformat. Zum anderen können mit ZUGFeRD 2.0 geringere technische Anforderungen (im Profil BASIC), aber auch höhere Anforderungen an die elektronische Rechnung (im Profil EXTENDED) berücksichtigt werden. Alle drei genannten Profile ermöglichen Ihren Kunden die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen, die die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) erfüllen. Unter Einsatz des Profils BASIC können so zum Beispiel auch kleinere Kundenunternehmen, die keine Geschäftsbeziehungen zur öffentlichen Verwaltung unterhalten, UStG- und ZUGFeRD-konforme elektronische Rechnungen erstellen. Das Format kann also auch hier eingesetzt werden, um den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen zu optimieren.