ZUGFeRD: Elektronische Rechnungen in PDF Dokumenten |

E-Invoicing (XML und PDF/A): XRechnung, ZUGFeRD und FacturX

elektronische Rechnungen

Zukunftsorientiert & EU-konform:
Rechnungserstellung und Auslesen von Rechnungsdaten

Mit dem PDF Xpansion SDK

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MS Office VBA

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ZUGFeRD 2.1/2.0/1.0

ZUGFeRD 2.1/2.0 ist im Sinne der Europäischen Norm EN 16931-1 „fully compliant“. Das PDF Xpansion SDK unterstützt alle fünf Profile: EXTENDED, EN 16931, BASIC, BASIC WL und MINIMUM.

ZUGFeRD 1.0 ist nicht vollständig konform mit EN 16931-1, aber bereits weit verbreitet für die automatisierte Verarbeitung. Das PDF Xpansion SDK unterstützt alle drei Profile: EXTENDED, COMFORT, BASIC.

XRechnung 2.0/1.2.2

Ist der deutsche Standard der öffentlichen Hand und basiert auf der EU-Norm EN 16931. Rechnungen nach diesem Standard sind XML-Dateien ohne visuelle Darstellung, aber mit dem PDF Xpansion SDK und gemäß dem ZUGFeRD 2.1.1-Standard können sie in PDF-Dokumente eingebettet werden und so auch die visuelle Darstellung erhalten.

Die UN/CEFACT-Syntax wird vom PDF Xpansion SDK für das Erstellen und Lesen von Rechnungen unterstützt. Für den Import von Rechnungsdaten (Rechnungseingang) wird die UBL-Syntax unterstützt

Factur-X

Die französische Rechnungsnorm ist EN 16931-1 konform und mit ZUGFeRD 2.1/2.0 technisch identisch. Das PDF Xpansion SDK unterstützt alle fünf Profile: EXTENDED, EN 16931, BASIC, BASIC WL und MINIMUM.

logoDas PDF Xpansion SDK 14 bietet die folgenden Funktionen für die elektronische Rechnungsstellung:

  • Lesen und technische (Syntax, Struktur, Vollständigkeit) Validierung eingehender ZUGFeRD-, XRechnung (UN/CEFACT (CII)-Syntax) und Factur-X-Dateien, Extrahieren XML-formatierter Rechnungen
  • Lesen und technische (Syntax, Struktur, Vollständigkeit) Validierung von XML-formatierten Rechnungen (alle Profile, inkl. Extended), Extraktion von Rechnungsdaten
  • Erstellung von XML-formatierten Rechnungen über SDK API – Rechnungsinhalte können durch Aufruf der Methoden des SDK mit Rechnungsdaten (alle Profile, inkl. Extended) erstellt werden, XML-formatierte Rechnungen in Dateien speichern
  • Erstellung von ZUGFeRD-, XRechnung (UN/CEFACT (CII)-Syntax) und Factur-X-konformen Dateien aus XML-formatierten Rechnungen und visueller Darstellung der Rechnung, welche auf folgenden Elementen basieren können:
  • PDF-Datei
  • Rasterbilder (gescannte Seiten eines Papierdokuments)
  • HTML-Datei
  • Textdatei
  • dynamisch aufgebautes Dokument
  • Im XML-Format formatierte Rechnungen von einem Standard in einen anderen umwandeln (konvertieren), zum Beispiel von ZUGFeRD 1.0 nach ZUGFeRD 2.1 oder FacturX
  • Import von XRechnungen (UBL-Syntax)
  • Den PDF-Teil der Rechnung im PDF-Viewer anzeigen
  • Drucken des PDF-Teils der Rechnung
  • NeuXML-Rechnungen visualisieren (PDF-Erstellung aus XML und Design-Vorlage)
  • Ausführlichere Informationen sind auf Anfrage erhältlich.
    eRechnungen - ZUGFeRD 2.0, XRechnung, Factur-X

    Elektronische Rechnungen sind ein zunehmend verbreiteter Weg, im Geschäftsverkehr Leistungen abzurechnen. Gegenüber der klassischen Papierrechnung spart man Zeit (u. a. für Transport und Verarbeitung) und damit Kosten sowie andere Ressourcen. Was bisher allerdings fehlt, sind allgemein anerkannte, einheitliche und in der Praxis sehr einfach anwendbare Standards, nach denen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger beliebiger Größe und Organisationsstruktur die Rechnungsdaten schnell und komfortabel verarbeiten können. Dies gilt vor allem für den (Regel-)Fall, dass beide Seiten nicht dieselbe Fakturierungs- und Buchhaltungssoftware verwenden.

    Was ist das ZUGFeRD-Format?

    zugferd rechnungDas ZUGFeRD Format (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert eine PDF/A-3-Datei der Rechnung (visuelle Darstellung der Rechnungsdaten als digitales Medienformat anstelle der klassischen Papierrechnung) mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format, die in das PDF/A-3-Dokument eingebettet ist. Dieses Rechnungsdatenformat erlaubt ein standardisiertes Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer usw. und die damit verbundene Nutzung in nachgelagerten Prozessen. Ziel ist die konsequente Weiterentwicklung der medienbruchfreien Verarbeitung von Rechnungsdaten. Die bisher übliche OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) soll damit langfristig ersetzt werden. Das Format wird von dem FeRD in Kooperation mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt und ist im Jahr 2014 erstmals vorgestellt worden. ZUGFeRD ermöglicht den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, öffentlicher Verwaltung und Verbrauchern.

    Die Vereinigung FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland e. V.) hat es sich zur Aufgabe gemacht, interessierte Akteure zu vernetzen, um einen solchen Standard zu entwickeln und zu etablieren. Grundlegende Details zu den Aktivitäten rund um den ZUGFeRD-Standard und das entsprechende Datenformat finden Sie auf den Web-Seiten des FeRD.

    ZUGFeRD 2.1/2.0 basiert auf der Norm EN 16931 und mit dem französischen Standard Factur-X technisch identisch und unterstützt damit auch die Bemühungen um einen europaweiten Standard im Bereich elektronischer Rechnungsverarbeitung. Das Format bietet unter anderem ein Profil (Bezeichnung: EN 16931), das insoweit identisch mit XRechnung ist. Zum anderen können mit ZUGFeRD 2.1/2.0 geringere technische Anforderungen (im Profil BASIC), aber auch höhere Anforderungen an die elektronische Rechnung (im Profil EXTENDED) berücksichtigt werden. Alle drei genannten Profile ermöglichen Ihren Kunden die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen, die die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) erfüllen. Unter Einsatz des Profils BASIC können so zum Beispiel auch kleinere Kundenunternehmen, die keine Geschäftsbeziehungen zur öffentlichen Verwaltung unterhalten, UStG- und ZUGFeRD-konforme elektronische Rechnungen erstellen. Die Profile BASIC WL und MINIMUM können als Buchungshilfe genutzt werden, nicht jedoch zum Erstellen von Rechnungen, die den Anforderungen des UStG entsprechen.

    ZUGFeRD 2.1.1 bietet eine zusätzliche Möglichkeit, ein sechstes Pseudo-Profil namens „XRechnung“ für das Zusammenfügen von XML-Rechnungen, die nach dem XRechnungs-Standard formatiert sind, und einer PDF/A-Datei, die eine visuelle Darstellung der Rechnung enthält, zu verwenden.

    Unterschiede zwischen der ZUGFeRD 2.1/2.0 und ZUGFeRD 1.0 sind Abweichungen aufgrund der Design-Prinzipien der Norm EN 16931-1, Profile, Geschäftsregeln, Kalkulationsmethoden, zulässige Steuerarten, Tags im Syntaxmapping, Codelisten & Einbettung in PDF/A-3.

    PDF/A-3 ist, wie auch PDF/A-1 und PDF/A-2, ein spezielles Unterformat von PDF. Die PDF/A-Formate können für Zwecke der Langzeitarchivierung verwendet werden. Die Besonderheit von PDF/A-3 ist, dass bei dieser Spezifikation beliebige andere Dateien in die PDF/A-Datei eingebettet werden können, also auch XML-Dateien. Die Spezifikation PDF/A-3 wurde im Oktober 2012 veröffentlicht.

    XML-Dateien sind spezielle Textdateien, in denen Daten hierarchisch strukturiert abgelegt werden können und so für eine Vielzahl von Software-Anwendungen lesbar sind, unter anderem für die zuvor erwähnte Fakturierungs- und Buchhaltungssoftware.

    i

    Es wurden einige Abweichungen vom Standard in den Infopaketdateien von ferd-net.de festgestellt:

    ZUGFeRD Infopaket 2.0
    All samples are non-conform to the format specification of this version.

    XML Metadata contains invalid ZUGFeRD extension scheme:
    – scheme prefix is „fx“, according to specification it should be „zf“
    – scheme version is „1.0“, it should be „2p0“

    Sample with MINIMUM profile contains incorrect embedded XML data –
    the specification of a data relationship is „Alternative“ (legal invoice),
    but should be „Data“ (accounting data, Buchungshilfe).

    ZUGFeRD Infopaket 2.1.1
    The samples for „BASIC_WL“ profile contain correct invoices, but with „BASIC“ profile as designation.

    Wie unterstützt soft Xpansion das ZUGFeRD-Format?

    Elektronische Rechnungsdaten erfassen und in PDF/A-3 versenden

    soft Xpansion ist Mitglied des FeRD und bietet in seinem Entwickler-Tool PDF Xpansion SDK 14 umfangreiche ZUGFeRD-Funktionen. Mit dem PDF Xpansion SDK 14 können Software-Entwickler diverse PDF-Formate sowie das ZUGFeRD-Format in ihre eigenen Anwendungen integrieren, sodass die Nutzer keine zusätzliche Software mehr benötigen, um die genannten Formate verwenden (erstellen, anzeigen, bearbeiten) zu können.

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    Unterstützung von ZUGFeRD 2.1.1
    Neu: Verwendung von XRechnung als 6.Profil

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