DMS & ECM-Projekte – Überblick

Antragsbearbeitungssystem für eine Bank

 Ziele

• Erschaffung eines elektronischen, zentralisierten Archivs für die Kreditunterlagen von Unternehmenskunden, um die Kosten aus der Verteilung von Papierdokumenten zu senken, dem Verlust von Dokumenten entgegenzuwirken und die Prozesse der Dateneingabe und des Datenabgleichs zu automatisieren
• Prozessautomatisierung, die bei der Prüfung von Kreditanträgen durch die Service-Center und Abteilungen der Bank erforderlich sind, Automatisierung der Kreditentscheidungen, Automatisierung des Kreditgremiums durch Zentralisierung von Back-Office-Tätigkeiten auf regionaler und makroregionaler Ebene, Überwachung der Ausführungsdisziplin bei der Bearbeitung von Kreditanfragen
• Darstellung von Analyseberichten und Aggregation dieser, über Kunden, Kundengruppen, Kundensegmente und „Kredit-Historie“ der Unternehmen
• Steuerung des Zugriffs auf Informationen über Kunden auf der Grundlage von Anwender-Zugriffrechten
• Die Erstellung der zugehörigen Unterlagen erfolgt automatisch und halbautomatisch  (und darauf folgende Aktualisierung) 
• Verflechtung mit anderen Bankensystemen vor dem Hintergrund des „Single-Customer“-Konzepts

Durchführung

Das System wird auf EMC Documentum xCP (xCelerated Composition Platform) 6.7 SP1 eingerichtet, der aktuellsten Business Process Automation-Plattform.

Gekennzeichnet durch maximale Systemleistung und Fehlertoleranz, wurde ein IBM AIX 5-basiertes System als Software- und Hardware-Plattform gewählt.

Ausfallsicherungen zur Zusammenarbeit mit anderen Systemen der Bank und Webhosting-Anwendungen werden durch den WebSphere Application Server realisiert, wobei die Einhaltung der im Unternehmen geltenden Standards sichergestellt wird.

Dokument-Archiv für operative Unterlagen in einer Bank

Das Hauptziel des Systems ist die Zentralisierung aller Buchungsunterlagen, die aus Kundenangelegenheiten in den einzelnen Bankfilialen entstehen, in speziellen regionalen Datenbanken. Neben den Registrierungsinformationen enthält das Kundenarchiv digitale Scans der relevanten Dokumente.

Ziele

• Errichtung einer zentralisierten Ablage für die Kreditunterlagen von Unternehmenskunden, um die Kosten aus der Verteilung von Papierdokumenten zu senken, dem Verlust von Dokumenten entgegenzuwirken und die Prozesse der Dateneingabe und des Datenabgleichs zu automatisieren
• Automatisierung der Übertragung von Dokumenten aus den Niederlassungen der Bank (Inkassoinformationen, ursprüngliche Entgegennahme von Unterlagen in den Niederlassungen) und Erfassung dieser Unterlagen in regionalen Datenbanken, Automatisierung des Einscannens, der Verarbeitung, Ablage und Suche von Dokumenten in elektronischen und physikalischen Archiven, spürbare Senkung des Zeitaufwands für die Arbeit mit Kundeninformationen
• Automatisierung der Rechnungslegung für die Entnahme und Rückführung von Dokumenten
• Steuerung des Zugriffs auf Informationen und Inhalte auf organisatorischer Ebene (Abteilung, regionale Niederlassung, zentrale Bankeinheit und nach Kundensegment (neun Segmentierungsebenen) sowie nach der Rolle des Bankmitarbeiters
•  Aggregation und Darstellung von Analyseberichten über Kundendokumente; Automatisierung von Prozessen; Erstellung von Berichten über Bestände und Abweichungen
• Integration mit vorhandenen Systemen der Bank, um die Verwaltung des Zugriffs der Bankmitarbeiter auf das Archiv zu automatisieren und um Informationen über Kunden und bestehende Verträge aus diesen Systemen zu erhalten

Umsetzung

Einrichtung erfolgt auf EMC Documentum xCP (xCelerated Composition Platform) 6.7 SP1, der aktuellsten Business Process Automation-Plattform.

Als Software- und Hardware-Plattform wurde ein IBM AIX 5-basiertes System gewählt, weil es maximale Systemleistung und Fehlertoleranz bietet.

WebSphere Application Server realisieren die Ausfallsicherungen zur Zusammenarbeit mit anderen Systemen der Bank und Webhosting-Anwendungen, wobei die Einhaltung der im Unternehmen geltenden Standards sichergestellt wird.

Ergebnisse

Phase 1:  Einführung von grundlegenden Funktionen und Deployment des Pilotsystems in den beiden Regionalniederlassungen der Bank.  Das System verarbeitet die Normallast, die im Rahmen aller automatisierten Prozesse und verbundenen Geschäftseinheiten anfällt.

Phase 2: Einführung zusätzlicher Funktionen auf der Grundlage von modifizierten Spezifikationen und Unterstützung des laufenden Systems.

Gegenwärtig sind zwei Regionalniederlassungen mit dem System verbunden. Es werden ca. 400 Anwender, 90.000 Kunden und 160.000 Verträge und Produkte verwaltet. Im System sind über 510.000 Kopien von eingescannten Dokumenten administriert.

Das vollständige Rollout in sieben Makroregionen (mit mehr als 30 Regionalniederlassungen) steht bevor.

Unabhängige Lasttests durch eine dritte Partei haben gezeigt, dass das System bei 1000 gleichzeitigen Anwendern in einem Zeitraum von 24 Stunden stabil läuft, wobei die durchschnittliche Ausführungszeit für Geschäftsvorgänge 2 Sekunden betragen hat.

Siehe auch unsere Kernlösung: Digitale Archivierung und Zentralisierung von Prozessen bei Finanzunternehmen und Versicherungen.

System zur Beurteilung von Kreditanfragen für Großunternehmen

Dieses Projekt basiert auf der EMC Documentum xCP-Plattform und umfasst folgende Teilbereiche:

• Einrichtung einer zentralisierten Ablage für Kredit-Zertifikate Unternehmenskunden. Zwecke: Kostenersparnis im Zusammenhang mit der Verteilung und bei Verlust von Papierdokumenten, Automatisierung der Prozesse zur Aufnahme und zum Kopieren von Dokumenten
• Automatisierung der Prozesse zur Beurteilung von Kreditanfragen durch die Servicebereiche und Abteilungen der Banken sowie bei Kreditentscheidungen, Automatisierung der Arbeit des Kreditkomitees unter Berücksichtigung der Zentralisierung von Back Office-Funktionen auf der Ebene von Regionen und Makro-Regionen; Überwachung der Ausführungsdisziplin bei der Bearbeitung von Kreditanfragen
• Aggregation und Visualisierung der Analyseberichte über Kunden, Kundengruppen und Kundensegmente, Überwachung der Kredithistorie von Unternehmenskunden
• Verteilung der Zugriffsrechte auf Kundendaten in Abhängigkeit von den dienstlichen Berechtigungen des jeweiligen Systemnutzers
• Automatische und semi-automatische Generierung von begleitenden Dokumentationsunterlagen (mit Möglichkeit zum späteren Ausfüllen)

Eine Vernetzung mit anderen Bankensystemen, um die Integration der Kundendaten zu organisieren.

Archiv

Auf der EMC Documentum-Plattform eingerichtete Archive für Kundenakten und Kredittransaktionen werden seit vier Jahren in sechs Ländern Zentral- und Osteuropas erfolgreich eingesetzt. Das flexibel anpassbare System administrativer Rechte ermöglicht eine breit gefächerte Verteilung von objektbezogenen Zugriffsberechtigungen für die Benutzer aus unterschiedlichen Ländern und Abteilungen. Das Archiv enthält ca. 1.000.000 Benutzer-Dokumente unterschiedlicher Typen.

Konzernportal

Das Newsportal des Konzerns wurde auf der SharePoint-Plattform eingerichtet. Es bietet sowohl bankweite relevante Informationen als auch Informationen, die für konkrete Abteilungen der Bank bestimmt sind. Das Portal enthält eine Reihe von Komponenten, durch die unter anderem aktuelle Daten zu Devisen-Crossrates und aktuelle Versionen der Regelwerke der Nationalen Bank veröffentlicht werden.

Darüber hinaus wurde ein End-of-Day-Modul integriert. Mit diesem kann überwacht werden, ob das Personal die Routineprozeduren und Prozesse korrekt durchführt.

Office Management-System für Projekte

Das auf Basis der SharePoint-Plattform entwickelte System automatisiert das Management der Projekt-Portfolios bei den internen Aktivitäten der Bank. Es erlaubt die zentralisierte Status-Überwachung der aktiven Projekte in der Bank. Außerdem können rechtzeitig die autorisierten Mitarbeiter über erhöhte Risiken informiert werden. Das ebenfalls realisierte Subsystem zur Business Intelligence erlaubt dem Top-Management der Bank, konsolidierte Aufzeichnungen zu den aktuellen Projektaktvitäten und zum gesamten Projektstatus zu erhalten.

ArcelorMittal: ECM-System (Archiv für technische und normative Unternehmensdokumentation)

Das integrierte ECM-System wurde auf der EMC Documentum-Plattform implementiert. Dadurch konnte eine zentralisierte, geschützte Ablage für die technische und normative Unternehmensdokumentation geschaffen werden. Diese ermöglichte eine höhere Effizienz, Qualität und Geschwindigkeit der Prozesse zur Dokumentenverarbeitung (Suche, Verteilung, Zusammenarbeit etc.), automatisierte die Regelungen zu den anfallenden Schreibarbeiten, und reduzierte die mit dem Dokumentenmanagement verbundenen Ausgaben. Das Archiv enthält über 1.000.000 elektronische Dokumentkopien.

Archiv für Kundenakten bei ProCredit

Das auf der SharePoint-Plattform entwickelte Archiv enthält die dokumentierten Informationen über die Kunden und die Geschäftsvorgänge mit diesen Kunden.

Neben dem eigentlichen Archiv bietet die Lösung über 20 Workflow-Typen, die die Geschäftsvorgänge im Back-Office der Bank automatisieren (beispielsweise Annahme von Geldüberweisungen, Dienstleistungen bei Darlehenstransaktionen und Umschuldung, Vorbereitung von Änderungsverträgen).

Bis 2500 Anwender arbeiten gleichzeitig mit dem System und bis 4000 Prozesse der unterschiedlichsten Arten werden täglich angestoßen.

Archiv für Kundenakten bei Uksribank

Dieses rechtlich relevante, auf der EMC Documentum-Plattform entwickelte Archiv enthält gegenwärtig ca. 10 Millionen Dokumente. Mit der Lösung können bis 1500 Benutzer gleichzeitig arbeiten.

Das System kommt seit fünf Jahren in der Bank erfolgreich zum Einsatz. Als Teil des Projekts wurde auf der SAP-Plattform die bidirektionale Integration mit dem ABS (Automated Banking System) umgesetzt. So können zum einen die Informationen im Archiv durch die Daten aus dem ABS aktualisiert werden. Zum anderen lässt sich das Archiv vom FrontEnd-System aus für die grundlegende Identifikation der Kunden nutzen.

So war es möglich, die Backoffices der Bank zu zentralisieren und die Zahl der Mitarbeiter, die mit Dokumentationsaufgaben beschäftigt sind, signifikant zu reduzieren. Darüber hinaus konnte die Bürofläche, die für das Aktenarchiv vorgesehen werden muss, erheblich verkleinert werden: Für Dokumente mit nicht-operativen Inhalten wurden die Archivierungsfunktionen via Outsourcing auf externe Unternehmen übertragen.  Denn das automatisierte System ermöglicht die Übertragung von Dokumenten an externe Unternehmen, um die Dokumente dort sicher zu verwahren, sowie die Versendung von Anfragen an diese Unternehmen, sofern Zugriff auf die Dokumente erforderlich ist.

Archiv für normative Dokumentationsunterlagen („Tree of Knowledge“)

Das auf der EMC Documentum-Plattform entwickelte Archiv der normativen Dokumentationsunterlagen erlaubt den Anwendern den Zugriff auf die aktuellen Versionen von Anordnungen, Anweisungen und Vorlagen für ihre Arbeit sowie auf Trainingsunterlagen zu den Bankprodukten.

Diese Lösung wurde in der Bank als nützlichste IT-Anwendung des Jahres 2011 ausgezeichnet.

Management von Reparaturanforderungen

Dieses auf der EMC Documentum-Plattform entwickelte Prozesssystem dient der Automatisierung aller Schritte, die für die Abwicklung von Reparaturen an den Räumen der Bank erforderlich sind. Es schließt ein

• Auslösen der Anforderung
• Genehmigung der Anforderung und Erfassung des Reparaturaufwands
• Überwachung der Erledigung der Reparatur
• Generierung eines Berichts über die Erledigung der Reparatur

Vertragsmanagement für das Beschaffungswesen und die Bankverwaltung

Diese auf der EMC Documentum-Plattform entwickelte Lösung behandelt die Generierung und Bearbeitung von Anfragen zur Vertragsverwaltung an die dafür zuständigen Mitarbeiter: Ausarbeitung von Vertragstexten, Abstimmung und Registrierung von unterzeichneten Verträgen, Suche nach und Zugriff auf Verträge (in Verhandlung befindliche und unterzeichnete), Vorbereitung von Berichten über Verträge und deren Stati sowie über die zuvor genannten Prozesse.